Veelgemaakte fouten bij vastlegging cliëntenonderzoek: doel en aard van de relatie
In de dossiers die voorbij komen tijdens onze audits zien wij dat de term ‘doel en aard van de relatie’ niet altijd juist wordt begrepen.
Wat houdt ‘doel en aard van de relatie’ nou precies in?
In de Leidraad Wwft wordt aangegeven dat het doel en de aard van de relatie vastgelegd moeten worden. Dit is dus een verplicht onderdeel van het cliëntenonderzoek. Tijdens audits zien we vaak dat de vastlegging op dit punt onvolledig is, met name het vastleggen van de aard van de relatie wordt vaak vergeten. In dit artikel leggen we u graag uit waarom het van belang is dat beide aspecten door u worden vastgelegd.
Doel van de relatie
Het doel van de relatie betekent eigenlijk waarom een relatie is ontstaan. Dus waarom is de cliënt een relatie aangegaan met de makelaar? Kort gezegd is dit slechts: omdat hij zijn huis wil verkopen. Dit kan uiteraard uitgebreid worden, waardoor het klantbeeld ook duidelijker wordt. Namelijk: de klant wil zijn huis verkopen omdat hij groter wil gaan wonen, omdat hij gezinsuitbreiding krijgt of omdat hij bijvoorbeeld voor zijn werk moet verhuizen. Dezelfde argumenten kunnen worden gebruikt bij de aankoop van een woning.
Aard van de relatie
En dan hebben we nog de aard van de relatie. Hiermee wordt bedoeld: hoe is specifiek deze relatie ontstaan? Waarom heeft de verkoper specifiek voor deze makelaar gekozen? Antwoorden hierop kunnen zijn: mond-tot mond reclame, via familie of omdat de cliënt heeft gezien dat er meer woningen in de buurt door de makelaar worden verkocht. Voor de koper is het antwoord op de vraag hoe de relatie is ontstaan vrij makkelijk: omdat de makelaar de betreffende woning nou eenmaal in de verkoop heeft staan.
Bovenstaande antwoorden lijken een open deur te zijn en wellicht nietszeggend, maar niets is minder waar. Het vastleggen van deze informatie is om te voorkomen dat er cliënten in de boeken komen die eigenlijk niet uit kunnen leggen waarom ze de relatie met de makelaar zijn aangegaan. Waarbij het onlogisch is dat de relatie is ontstaan en er wellicht andere (criminele) activiteiten de hoofdredenen zijn voor de transactie. Concluderend is het dus van belang dat de informatie over het doel en de aard van de relatie goed wordt vastgelegd in het cliëntenonderzoek.
Met dit artikel sluiten wij het drieluik veel voorkomende fouten bij vastlegging van het cliëntenonderzoek af. Heeft u soms twijfels over hoe u het cliëntenonderzoek vastlegt? Of heeft u het idee dat u het eigenlijk allemaal op orde heeft? Misschien is een audit dan wel iets voor u! AuditNow heeft verschillende opties om een audit te laten uitvoeren op uw dossiers. Neem bijvoorbeeld een kennismakingsaudit af!
De kennismakingsaudit is bedoeld als een laagdrempelige kennismaking met de Wwft audit in het algemeen. Aan de hand van de audit kunt u concluderen dat u inderdaad alle zaken op orde heeft en klaar bent voor een eventueel bezoek van de toezichthouder. Of het kan zijn dat er op sommige punten nog een verbetering mogelijk is. Indien u hier interesse voor heeft, neem dan contact met ons op.
Vragen naar aanleiding van dit artikel? Of interesse in een kennismakingsaudit? Neem gerust contact met ons op via (088) 600 14 50 of info@auditnow.eu.
AuditNow is gelieerd aan ComplyNow, CybersecureNow en is daarnaast partner van NVM, VastgoedPro en VBO inzake de Wwft en de AVG. Meer info: www.auditnow.eu.